Khi công nghệ tiếp tục phát triển, các doanh nghiệp phải thích nghi với những thay đổi, cải tiến để duy trì tính cạnh tranh. Hai khái niệm chính đã xuất hiện trong thời đại kỹ thuật số ngày nay là Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization). Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng thực chất vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt và đóng vai trò khác nhau trong việc thúc đẩy đổi mới cũng như hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi số.
Số hoá là gì?
Số hoá là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng số. Bao gồm việc chuyển đổi các dữ liệu, tài liệu, hình ảnh,… thành định dạng số có thể được xử lý, lưu trữ và truyền qua mạng internet.
Quá trình số hoá thường bao gồm việc sử dụng máy móc và công nghệ để chụp, quét hoặc ghi lại thông tin từ nguồn vật lý (analog), sau đó chuyển đổi nó thành dạng số. Ví dụ, khi chụp ảnh bằng máy ảnh kỹ thuật số, hình ảnh ban đầu được chuyển đổi thành dữ liệu số để có thể lưu trữ trên thẻ nhớ hoặc ổ cứng.
Số hoá đã có một tác động rất lớn đến nhiều lĩnh vực trong cuộc sống, bao gồm viễn thông, giải trí, tài chính, y tế, giáo dục,… Nó cho phép dữ liệu được xử lý nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ và truyền tải qua mạng, tạo ra các tiện ích và ứng dụng mới mà trước đây không thể có được với thông tin vật lý.
Phân biệt số hoá và chuyển đổi số
Số hóa là việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử để dễ dàng quản lý và truy cập. Trong khi đó, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc số hóa dữ liệu mà còn liên quan đến việc sử dụng công nghệ số hóa để thay đổi cách hoạt động và quy trình của tổ chức, tạo ra sự thay đổi toàn diện và tạo ra giá trị mới.
| Yếu tố | Số hóa | Chuyển đổi số |
| Khái niệm | Quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý thành dạng số | Quá trình toàn diện và chiến lược hóa các hoạt động kinh doanh, tổ chức và quy trình bằng cách sử dụng công nghệ, kỹ thuật số |
| Lợi ích | Cải thiện hiệu quả, khả năng tiếp cận và bảo quản thông tin | Tăng cường sự nhanh nhẹn và linh hoạt, cải thiện trải nghiệm của khách hàng, tiếp cận các thị trường và nguồn doanh thu mới, tạo ra một bước chuyển mình tích cực |
| Chức năng | Tập trung vào việc biến đổi dữ liệu, tài liệu và các phương tiện truyền thông khác thành định dạng số | Tập trung vào việc thay đổi cách thức hoạt động, cải thiện hiệu suất và tạo ra giá trị mới thông qua ứng dụng công nghệ số. |
| Mục tiêu | Tăng cường tính hiệu quả và quản lý dữ liệu thông qua việc sử dụng công nghệ số | Thay đổi và cải thiện các khía cạnh kinh doanh, quản lý tổ chức và tạo ra lợi thế cạnh tranh thông qua việc sử dụng công nghệ, kỹ thuật số |
| Ví dụ | Chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng số, ví dụ: quét tài liệu giấy thành tệp PDF. | Áp dụng công nghệ số để thay đổi toàn bộ quá trình kinh doanh và tổ chức, ví dụ: sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa chuỗi cung ứng |
| Tác động | Tác động tới việc lưu trữ, xử lý và truyền tải thông tin | Tác động tới cách thức làm việc, tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh |
2 Hình thức số hoá hiện nay
Trong số hóa, có 2 thuật ngữ cơ bản là Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization), trong đó:
Số hóa thông tin (Digitization)
Là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu, thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Hệ thống máy tính tiếp nhận, xử lý thông tin và sử dụng theo các mục đích khác nhau. Tất cả các dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đều có thể số hóa và hiển thị trong máy tính.
Chẳng hạn, nếu mô hình truyền thông, chúng ta thường lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, nếu nhiều thì việc tìm kiếm sẽ rất mất thời gian. Còn với số hóa, tất cả tài liệu sẽ được lưu trữ ở dạng file điện tử như PDF trên máy tính, khi tìm lại sẽ rất dễ dàng, nhanh chóng.
Số hóa quy trình (Digitalization)
Số hóa quy trình là các hoạt động áp dụng công nghệ để tự động hóa một số quy trình hoạt động trong công ty.
Chẳng hạn, doanh nghiệp áp dụng các chữ ký điện tử thay thế cho việc ký trực tiếp và lưu trữ trên giấy như truyền thông. Với phương pháp này, nhân viên không cần phải tới trực tiếp công ty để ký, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.
Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp hữu hiệu trong việc giải quyết những vấn đề khi lưu trữ, truy cập, chia sẻ hồ sơ, thông tin. Đồng thời có thể chỉnh sửa và tái sử dụng một cách linh hoạt. Số hóa dữ liệu hỗ trợ tối ưu việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu, mở rộng phạm vi người dùng và lưu lượng tài liệu. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ bao gồm:
Số hóa hồ sơ
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản thành dữ liệu số. Khi số hóa hồ sơ, chúng ta không cần viết tay, đánh máy rồi lưu trữ, điều này giúp giảm bớt các giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian làm hồ sơ và một khoản chi phí không nhỏ.
Số hóa hình ảnh
Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi một hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy chiếu. Khi hình ảnh được số hóa, nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một tập tin kỹ thuật số có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ trên máy tính.
Tăng cường hiệu suất làm việc
Một số lý do mà vai trò của số hóa giúp tăng cường hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp:
- Tăng tốc độ truy cập, xử lý thông tin: Thông tin được lưu trữ ở dạng kỹ thuật số có thể được truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin.
- Tăng tính chính xác và độ tin cậy: Dữ liệu số chính xác và nhất quán giúp tránh sai sót liên quan đến việc sao chép, nhập liệu hoặc truyền thông tin.
- Tự động hóa các tác vụ: Số hóa có thể giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, chẳng hạn như nhập dữ liệu, gửi email và tạo báo cáo. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Cải thiện giao tiếp: Số hóa có thể giúp cải thiện giao tiếp bằng cách cho phép nhân viên cộng tác và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Từ đó cải thiện hiệu quả của nhóm và thúc đẩy sự đổi mới.
Tiết kiệm ngân sách
Có thể nói, số hóa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khổng lồ, bởi:
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý: Số hóa cho phép lưu trữ thông tin dưới dạng số, giảm/ loại bỏ nhu cầu sử dụng vật liệu lưu trữ vật lý. Điều này giúp giảm chi phí mua sắm và duy trì các phương tiện lưu trữ, cũng như tiết kiệm không gian văn phòng.
- Giảm chi phí in ấn và sao chụp: Khi dữ liệu được số hóa, cần ít hoặc không có nhu cầu in ấn hoặc sao chụp giấy. Điều này giúp giảm chi phí mực in, giấy, máy in và bảo trì máy in.
- Giảm chi phí vận chuyển và giao nhận: Số hóa cho phép truyền tải và chia sẻ thông tin qua mạng internet, email hoặc các hệ thống truyền tải điện tử khác. Điều này giảm nhu cầu vận chuyển và giao nhận tài liệu vật lý, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến gửi thư, bưu phẩm và dịch vụ vận chuyển.
Tính bảo mật cao
Số hóa có thể giúp tăng cường tính bảo mật, bằng cách:
- Thông tin được lưu trữ ở dạng số có thể được bảo vệ bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như mã hóa, tường lửa,…
- Thực hiện việc sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu là một phần quan trọng của bảo mật. Đảm bảo rằng dữ liệu số được sao lưu định kỳ và lưu trữ an toàn để khôi phục lại trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất mát dữ liệu
Lưu trữ lâu dài
Chuyển sang hình thức số hóa giúp các tài liệu trong doanh nghiệp được giữ an toàn hơn. Cụ thể:
- Khi tài liệu được số hóa, không còn nhu cầu sử dụng các phương tiện lưu trữ vật lý như giấy, băng đĩa, hộp lưu trữ. Điều này giảm nguy cơ mất mát dữ liệu gây ra bởi sự hư hỏng, thiệt hại hoặc mất cắp
- Tài liệu số có thể được sao lưu và lưu trữ dễ dàng bằng cách tạo bản sao điện tử và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau
- Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số hoặc công cụ tìm kiếm, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết và truy cập nhanh vào nội dung
- Với các biện pháp bảo quản kỹ thuật số thích hợp, tài liệu số có thể được bảo quản trong thời gian dài mà không bị ảnh hưởng bởi môi trường.
Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến?
Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ tài liệu số hóa. Một số phương pháp phổ biến như:
- Lưu trữ đám mây: Lưu trữ đám mây là một phương pháp lưu trữ tài liệu trực tuyến trên các máy chủ của bên thứ ba. Đây là một cách thuận tiện và tiết kiệm chi phí để lưu trữ lượng lớn tài liệu.
- Lưu trữ cục bộ: Lưu trữ cục bộ là một phương pháp lưu trữ tài liệu trên ổ cứng máy tính. Đây là một cách linh hoạt và bảo mật hơn lưu trữ đám mây, nhưng nó cũng tốn kém hơn và có thể tốn nhiều dung lượng.
- Lưu trữ hybrid: Là một phương pháp kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ đám mây để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của một doanh nghiệp.
Vì sao số hóa ngày càng quan trọng?
Số hóa là một quá trình quan trọng vì nó cho phép chúng ta lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó tạo ra một cách tiếp cận, tư duy mới, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động. Số hóa mang lại lợi nhuận, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo tiền đề cho thành công trong quá trình chuyển đổi số.
Ứng dụng thực tiễn của số hóa?
- Giáo dục: Số hóa có thể được sử dụng để cung cấp các khóa học trực tuyến, tạo ra các tài liệu học tập tương tác và đánh giá hiệu quả học tập của học sinh
- Ngân hàng: Có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến, quản lý tài khoản và đầu tư
- Logistics: Sử dụng để theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển, quản lý kho bãi và giao hàng
- Sản xuất: Thiết kế sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng và điều khiển các máy móc sản xuất
- Truyền thông: Phát sóng truyền hình và radio, sản xuất phim và chương trình truyền hình, lưu trữ nội dung số
- Giải trí: Số hóa có thể được sử dụng để chơi game, xem phim, nghe nhạc và đọc sách điện tử.
Các sản phẩm số hóa phổ biến?
Hiện nay có rất nhiều sản phẩm số hóa phổ biến, chẳng hạn như Ebook, các khóa học online, phần mềm máy tính, Freepik, Canva, Podcast,…
Nhược điểm của số hóa là gì?
- Chi phí: Số hóa có thể tốn kém, đặc biệt nếu doanh nghiệp cần số hóa một lượng lớn thông tin
- Tuân thủ: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư khi số hóa thông tin
